Vers l'autonomie de vos équipes
S’il y a une tâche que vous faites plus de 3 fois, et qu'elle a plus de 3 étapes, vous devez avoir une procédure (écrite, filmée ou autre).
Dans toute organisation, pour être efficace, et pour avoir une assurance que les tâches seront faites, car personne n’est à l’abri d’un départ (volontaire ou accidentel), vous devez avoir des procédures de référence ! Comment faire ? 1️⃣ Prenez une chose que vous venez de terminer. Est-ce qu’il y avait plus de 3 étapes ? Oui = Go ! 2️⃣ Si c’est à l’ordinateur, ouvrez un logiciel d’enregistrement d’écran avec le son, et refaites cette tâche, en expliquant tout ce que vous venez de faire, étape par étape. (Sinon, prenez votre cellulaire et filmez-vous.) 3️⃣ Demandez à une autre personne de prendre cet enregistrement, et d’écrire les étapes (étape 1 faites X, étapes 2 faites y, …) 4️⃣ Révisez ces étapes. S’il manque quelque chose, c’est que votre enregistrement n’était pas assez détaillé. Refaites-le et renvoyez à l’autre personne l’enregistrement pour peaufiner les étapes écrites jusqu’à ce que vous soyez content. 5️⃣ Lorsque les étapes et l’enregistrement sont représentatifs, selon vous, demandez à une autre personne, qui ne connait pas votre travail, de faire la tâche, avec comme seul aide ces tutoriels vidéos et écrits. S’il a réussi, c’est que votre tutoriel est clair ! Sinon, recommencer ! Et là, vous me dites, c’est bien trop long !!! Il y a beaucoup de tutoriels à faire ! Ben oui ! Il n’y a pas de magie possible. 🪄 Lorsque vous serez découragé, demandez-vous ce qui est le plus pénible : ❓Prendre le temps maintenant de le faire ? ❓Risquer un bris de service, et toutes les conséquences associées, lorsque les seules personnes qui sont capables de faire cette tâche seront absentes ? 🚨 Et si j’étais vous, je débuterais par les tâches qu’une seule personne est en mesure de faire, et/ou par les tâches de la personne que vous savez qu’elle partira prochainement (cette personne qui parle de sa retraite, cette personne qui parle de son congé parental qui s’en vient, cette personne qui parle de sa sabbatique, …). Bonne préparation de vos processus et tutoriels ! N.B. : Je sais que vous me remercierez dans quelques mois / années. 😉
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Moments ''critiques'' dans votre processus d’intégration
L'intégration de nouveaux employés ce n'est pas seulement le recrutement et de dire bienvenue. Il y a des phases importantes à souligner, avec des objectifs différents à chacune. Voici 6 étapes sur lesquelles porter attention dans votre processus, et en deuxième, ce qui est ‘’mémorable’’ pour chacune de ces étapes. 1️⃣ Journée d’Accueil 2️⃣ Premier jour ‘’de travail’’ 3️⃣ Première semaine 4️⃣ Premier mois 5️⃣ Premier trimestre 6️⃣ Premier anniversaire de travail Ce qui devrait ressortir de chacune de ces étapes : 1️⃣ Journée d’Accueil ➡️Avoir le goût de revenir ! 2️⃣ Premier jour ‘’de travail’’ ➡️Savoir se repérer 3️⃣ Première semaine ➡️S’installer et savoir avec qui travailler (collègues, gestionnaires, références) 4️⃣ Premier mois ➡️Réviser le plan de formation ➡️Réajuster les attentes et le mode de fonctionnement interne 5️⃣ Premier trimestre ➡️Décision de rester de l’employé ➡️Décision de garder l’employé dans l’organisation Révision du plan de développement et des missions attribuées pour les prochains mois 6️⃣ Premier anniversaire de travail ➡️Démontrer son importance et sa contribution à l’équipe ➡️Valider évolution des connaissances et compétences ➡️Valider la vision à long terme de l’employé dans l’organisation et l’aider à s’y rendre ➡️Établir le plan de développement de la prochaine année et les attentes de chacun N'essayez pas de tout faire dès les premières journées. Vous devez y aller graduellement pour intégrer une personne. À l'inverse, n'oubliez pas que la personne est encore en intégration, même si elle travaille avec vous depuis 2 mois. 😉 What is onboarding / Qu'est-ce que l'intégration ?
S’assurer que les nouveaux employés passent à travers un processus qui assure que : ➡️Le nouvel employé apprend ce dont il a besoin pour être un membre efficace de l’organisation ➡️L’entreprise fonctionne systématiquement pendant l’intégration ➡️La stratégie crée un impact positif sur la performance de l’organisation et de son écosystème ➡️Les plans clairs et structurés favorisent l’efficacité du processus et diminue les angles morts ➡️L’information est communiquée à toutes les personnes nécessaires ➡️L’employé se familiarise avec tous les outils, politiques et processus ➡️Chaque membre de l’organisation comprend son rôle et travaille en cohésion vers l’atteinte des objectifs tangibles et intangibles Le processus d’onboarding (intégration) débute dès que le candidat a accepté l’offre. (Votre planification et préparation du onboarding, elles, débutent avant même le processus de recrutement ! 💡) Critères qui montrent que vous avez fait une bonne intégration : 🤩 Votre intérêt envers la performance des employés est visible dès le départ et continue à long terme 🤩 Boost la confiance des employés dès leur entrée 🤩 Boost le développement de relations saines et d’une ambiance de travail positive Nous pouvons toujours améliorer un petit quelque chose pour que cela roule mieux. Selon ce que vous voyez autour de vous (vous n’avez pas à vous montrer vulnérable ici 😉 ), quelle est la petite chose que les organisations oublient parfois au sujet du onboarding ? Pourquoi le mot résolution est aussi mal mené ?
La population utilise le mot résolution pour parler d'un souhait. Ils voient le résultat final. Et ne s'y rendent pas souvent... donc ils sont fâchés après le mot. 🤷♀️ Il est important de comprendre qu'il y a une différence importante entre : 🪄Un souhait 🎯Un objectif 💪Une dévotion En fait, il y a une gradation entre les trois. 1- Avoir un souhait, un désir, c'est la base. C'est la vision. 2- Pour que cette vision se matérialise, il faut transformer le souhait en objectif précis et bien construit. (SMART) Une fois que l'objectif est clair, un plan d'action réaliste, stratégique et structuré doit être fait. 3- Une décision de mettre le focus sur la réalisation du plan d'action, peu importe ce qui arrive, doit être prise ! La mise en action constante est la clé pour réaliser une résolution. Une résolution, pour moi, cela rime avec dévotion. Sur quoi allez-vous mettre votre énergie, votre focus et votre dévotion cette année ? Cette résultante, c'est votre résolution ! Et si vous ne le faites pas, quelle conséquence allez-vous vous mettre ? (Parce que oui, certaines personnes fonctionnent mieux avec le bâton. 😉) Vous voulez arrêter d'avoir juste des souhaits magiques ? Abracadabra vous êtes tous motivés !
Ben non ! Je ne suis pas magicienne. Je ne peux pas vous insuffler miraculeusement de la motivation... (Ni personne d'ailleurs, si qq'un s'essaie !😉 ) Vous êtes responsable de votre propre motivation ! Outch... Ça fait mal comme propos ça, hein !?! C'est ce que je partageais dans mon entrevue dans la Jungle des affaires cet automne. Augmenter ses connaissances sur comment le cerveau fonctionne, faire une introspection sur ce qui pourrait être implanté pour vous et se faire un plan d'action, je vous garanti que c'est mille fois mieux que ma baguette magique ! C'est d'ailleurs la base pour apprendre, pour évoluer, pour changer, pour se mettre en action. C'est pour cela que j'ai créé un atelier sur la Motivation : C'est le passage obligé AVANT de travailler avec ton équipe pour assurer le succès des programmes de formation qu'on construit ensemble. Lorsque l’on engage un nouvel employé, on se doute qu’il y aura une période d’intégration.
Parfois, on essaie d’engager des personnes avec un diplôme et beaucoup d’expérience pour diminuer la période avant laquelle la personne sera efficace. Même si vous engagez la meilleure ressource, il y aura un besoin d’apprendre à travailler ensemble… Votre mission, vos valeurs et comment elles se vivent et se reflètent dans votre processus, votre offre de service, vos méthodes de travail en équipe, de communication, vos outils, etc., tout est différent dans votre organisation comparativement à toutes les autres. Vous devez donc prendre le temps de planifier une période d’intégration et de formation, même si ces employés sont excellents dans leur domaine. Un programme d’intégration permet :
Peu importe l’expérience, le talent, les qualifications de la personne que vous ajoutez à votre équipe, vous ne pouvez pas passer à côté d’un plan d’intégration de base. Ensuite, selon les contextes et les connaissances, vous allez ajouter des étapes à ce plan. Les plans d’intégration sont essentiels pour optimiser la collaboration autant pour des nouveaux employés, des nouveaux gestionnaires, des nouveaux actionnaires, des nouveaux membres du CA, des nouveaux clients, des fournisseurs… et des travailleurs autonomes. Travailleur autonome Dans certains domaines et contextes, par exemple en santé, on ‘’engage’’ des professionnels pour se regrouper ensemble sous une même bannière ou dans un local combiné à plusieurs, sous le statut de travailleurs autonomes. Exemple de domaines qui offrent des opportunités pour des professionnels de devenir travailleur autonome :
Ces professionnels, on les voit comme des personnes qui vont être autonomes, qui connaissent leur métier, qui vont faire leur propre développement des affaires, leur comptabilité, etc. Et c’est vrai ! Mais… (oui je sais, je dis de ne pas utiliser ce mot ;) ) Si vous désirez :
Vous devez absolument établir une stratégie d’intégration et un processus stimulant misant sur leur désir d’autonomie et d’indépendance, tout en étant dans une équipe ! La première différence entre des employés et des travailleurs autonomes, dans ce contexte, se situe premièrement au niveau du statut. Pour avoir une piste de ce qu’il est important de planifier à ce niveau dans leur intégration, il est important de se questionner. Voici des exemples de questions pour débuter votre réflexion :
3 trucs pour maximiser l’intégration de vos travailleurs autonomes dans votre équipe Les travailleurs autonomes de votre organisation, c’est votre équipe. Vous désirez qu’il y ait une cohésion d’équipe, des valeurs communes, une implication volontaire et proactive. Tout cela n’apparaît pas par magie. Voici 3 trucs pour maximiser leur intégration :
Voici deux dernières suggestions en terminant :
C’est facile d’entrer dans une routine, d’oublier d’évoluer et de collaborer avec les autres. Mettre en place un système qui prend en charge le développement de chacun et de la collaboration permet de libérer vos travailleurs autonomes de ces responsabilités. Rappelez vous que s’ils voulaient (ou étaient prêts à) être entrepreneur, ils auraient eux-mêmes leur propre entreprise et équipe. Ne prenez rien pour acquis. Communiquez… Beaucoup ! Validez. Impliquez-les. Soyez présents et proactifs ! Et profitez de cette belle collaboration ! Mon truc pour l'organisation qui vise avoir de la formation en ligne...
On entend parler de formation en ligne depuis plusieurs années, et vous avez le goût de vous lancer : Let's go ! Vous pouvez acheter la Cadillac dès le départ... Ou… vous pouvez commencer par apprendre à conduire ! 😉 Voici les premières choses que je ferais (et que je vais vous faire faire si nous travaillons ensemble) AVANT le reste, comme choisir une plateforme ou autre : 1️⃣ Je choisirais un employé de confiance pour débuter le projet et en faire le porteur. 2️⃣ Je créerais un dossier sur le drive de l’entreprise pour tout classer ce qui aura un lien avec la formation en ligne. 3️⃣ Je créerais des sous-dossiers, en fonction de la structure de la formation désirée. Par exemple : ➡️Entreprise - Qui sommes nous ➡️RH Général - Pour tous les types d’employés ➡️TI - Pour tous les employés ➡️Santé et sécurité - Pour tous les employés ➡️Poste de travail X ➡️Poste de travail Y ➡️Département Z 4️⃣ Je créerais un premier vidéo sur un sujet facile à expliquer pour débuter, puis une deuxième. (Une vidéo imparfaite, avec votre cell, juste pour en avoir un pas de fait !) 5️⃣ Je les déposerais dans le bon dossier. 6️⃣ Je rallierais des ambassadeurs leaders dans chaque département pour leur expliquer le projet. 7️⃣ Je leur montrerais comment créer un premier vidéo et comment le déposer sur la plateforme. 8️⃣ Je leur demanderais de commencer à faire chacun une vidéo pour leur propre département et de le déposer. 💡L'important à cette étape, c'est d'implanter l'idée de la formation en ligne dans le cerveau des gens, et d'impliquer des acteurs dans toute l'organisation, pour que lorsque ce sera le lancement, l'adhésion sera maximisée (gestion du changement 😉). Ensuite, ou en parallèle, vous pouvez travailler avec un/des spécialistes pour faire votre stratégie, choisir votre méthode de diffusion, votre plateforme, le type de formation que vous désirez, etc... Quel est votre conseil de toute première action pour une entreprise qui aimerait avoir de la formation en ligne ? #intégration #onboarding #visionium #formationenligne #tutoriels #gestionduchangement Ce que je ferais si... j'avais des Boomers dans mon entreprise :
Si j’avais des personnes à quelques années de prendre leur retraite, je débuterais dès maintenant à me préparer. D'ici 2030, tous les Boomers, qui représentent encore un large pourcentage de la population active au travail, vont prendre une retraite bien méritée. C'est prévisible ! Si j'avais ces atouts dans mon équipe, je les libèrerais légèrement de leur rôle dès maintenant pour faire sortir de leur tête, tout ce précieux savoir avant qu'ils ne quittent ! Par exemple, je débuterais par : ➡️Recenser les tâches typiques d’une journée type de travail ➡️Recenser les tâches occasionnelles ➡️Trier les tâches que seule cette personne est capable de faire ➡️Filmer la personne en train de faire une tâche et l’expliquer en même temps 💡Faire de courtes vidéos (Décortiquer la tâche en sous-tâches) 💡Débuter par les tâches que seule cette personne est capable de faire 💡En 2e faire les tâches occasionnelles 💡Plus tard, faire les tâches régulières une à la fois 💡Classer ces vidéos de manière structurée dans une vidéothèque (ou LMS 😉) ➡️Créer un arbre décisionnel 💡Filmer la personne ou l’enregistrer pendant qu’elle vous explique comment elle prend ses décisions sur un sujet à la fois 💡Faire un classement des décisions : Structurer et synthétiser le tout 💡Écrire un arbre décisionnel Je n'attendrais pas que la personne nous annonce son départ : Sortir de ce super cerveau tout le savoir, les méthodes de travail, les manières de prioriser et de prendre les décisions, cela peut prendre des mois! Lorsque la personne va vous annoncer son départ, ce sera plutôt le temps d'entrer en mode reprise des dossiers et finalisation de la formation de la relève ! Quelle est la chose que vous feriez de votre côté si vous aviez des Boomers dans votre équipe ? #intégration #onboarding #visionium #boomers #formationenligne #tutoriels Les 🤬 évaluations des compétences... Vous en faites ? Le mot évaluation est stressant ! 😨 Pour certain, il est synonyme de ''se faire juger'' ou de ''juger les autres''. Pour d'autres, il est associé à des événements ''pas trop agréables'' du parcours scolaire... Il peut aussi être vu ou pris pour permettre une compétition ou un classement... Le concept d'évaluation, lorsqu'il est décortiqué et bien compris, c'est une analyse du point de départ, puis de l'évolution, afin d'améliorer/d'adapter notre plan d'action pour atteindre notre objectif (voir ici d'adapter les activités d'enseignement et d'apprentissage). L'évaluation, ce n'est pas une fin en soi. L'évaluation, c'est une ''activité pédagogique'' ! Dans un contexte de formation, sans évaluation, et sans utilisation des résultats des évaluations, il n'y a pas d'accompagnement à l'apprentissage. S'il n'y a pas d'évaluation, d'une forme ou d'une autre, il y a une transmission de contenu, et on laisse le participant responsable de sa propre évolution : Donc ce n'est pas une formation ! 😉 Si cette phrase vous affecte d'une manière ou d'une autre, c'est que vous avez déjà conscience d'une partie de vérité dans ce concept. 😉 Une évaluation, cela ressemble à quoi : ➡️Un test écrit ➡️Un examen ➡️Un quiz Oui... mais encore... ➡️Poser des questions ouvertes aux participants pour ensuite savoir sur quoi bonifier l'information, bâtir les prochaines activités. ➡️Faire faire une mise en situation, et regarder si les critères de compétences sont atteints, pour faire un retour et améliorer les apprentissages sur ce qui est encore à développer. ➡️Faire un jeu qui permet une rétroaction en temps réel. ➡️Etc. Est-ce que l'évaluation est nécessaire dans tous les contextes ? Bien sûr que non ! Comme la formation n'est pas nécessaire tout le temps... Elle l'est cependant dans plusieurs contextes... ou on ne fait que donner de l'information sans accompagner une personne dans son apprentissage. Ensuite, on croise les doigts pour qu'elle soit capable de faire le travail ! Ou pire... nous sommes fâchés des erreurs ou de l'improductivité de cette personne ! Est-ce que vous aimeriez avoir des conducteurs sur la route 🚗 qui n'ont pas leur permis de conduire ? Dans tous les milieux de travail et tous les contextes où il y a des attentes vis-à-vis de la performance d'une personne... il devrait y avoir des ''permis de conduire'' ! En conception de formation, si vous n'avez pas pensé à l'évaluation avant de débuter, vous risquez de devoir tout recommencer... Il y a des étapes en conception d'une formation efficace. La première est de déterminer quels sont les ''critères de réussite'' clairs attendus à la fin de la formation. Si vous n'avez pas cela, vous allez partir avec un objectif flou, et finir avec des compétences floues de la part des participants... Vous avez le goût d'avoir des gens qui ont ''leur permis de conduire'' pour travailler chez vous ? Communiquez avec nous ! ''Pourquoi est-ce que tu parles d'intégration et de motivation Mélina ?''
C'est simple : Aucune intégration ne sera une réussite si la motivation dans ton équipe est déficiente ! L'un ne va pas sans l'autre ! La motivation globale passe par la motivation de chacun : ➡️ La motivation des autres membres de l'équipe ➡️ La motivation des gestionnaires ➡️ La motivation des nouvelles ressources En mandat, l'objectif lorsque l'on développe un plan d'intégration du personnel, c'est de mettre en place un parcours, comme dans un jeu vidéo, qui sera motivant et donne le goût de continuer ! Le nouvel employé va avoir ''des modules'' à réaliser, des accomplissements qui lui donne une dose de dopamine, tout en lui permettant des apprentissages, et une structure pour optimiser les tâches de chacun en limitant les frustrations de la période d'apprentissage. En parallèle, il est important de travailler avec tous les acteurs pour leur faire comprendre leur rôle dans la réussite d'une intégration, mais encore plus que cela, dans l'ambiance de l'organisation et la rétention du personnel. Au final, ma mission c'est d'optimiser le sentiment d'accomplissement et d'importance de chaque individu dans sa vie professionnelle. L'intégration et la motivation, ce sont des moyens pour atteindre cet objectif ! 😉 |
AuteurMélina Dufour, mastercoach en neurosciences vous partage des trucs et analogies pour vous aider à vous développer. Archives
Février 2024
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